Nieuws

Mag u de zakelijke e-mail van uw werknemers controleren?

28-09-2022

Als uw medewerkers gebruikmaken van een zakelijk e-mailadres, mag u dan het e-mailverkeer controleren? Of schendt u dan de privacyrechten van uw personeel?

Legitiem doel?

In een recente zaak bij het gerechtshof Arnhem-Leeuwarden werd onder meer stilgestaan bij de vraag in hoeverre een werkgever gerechtigd is zakelijke e-mail van zijn werknemers te controleren. 

Belangrijk daarbij is dat de werkgever hiervoor een gerechtvaardigd belang of legitiem doel kan aangeven. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen controleren van een eventueel bovenmatig privégebruik van zakelijke e-mail. Een beperkt privégebruik van zakelijke e-mail is immers toegestaan. Daarbij komt dat werknemers recht hebben op bescherming van hun privacy.

Gezichtspunten

Het hof heeft verwezen naar de gezichtspunten die door het Europese Hof voor de Rechten van de Mens (EHRM) zijn geformuleerd. Het EHRM heeft aangegeven dat, ter beoordeling van de eerbiediging van het privéleven en correspondentie in een arbeidsrechtelijke context, de volgende factoren van belang zijn: 

  • of de werknemer vooraf is geïnformeerd over (de aard van) de mogelijke monitoring van correspondentie en andere communicatie door de werkgever;
  • wat de omvang was van de monitoring en hoe ernstig de inbreuk op de privacy van de werknemer is geweest;
  • of de werkgever legitieme gronden heeft aangevoerd ter rechtvaardiging van de monitoring;
  • of een monitoringssysteem met minder indringendere methoden en maatregelen mogelijk was geweest;
  • welke gevolgen de monitoring voor de werknemer heeft gehad; en
  • of de werknemer adequate waarborgen zijn geboden, in het bijzonder bij indringende vormen van monitoring.

Als uitgangspunt geldt dus dat er sprake moet zijn van een gerechtvaardigd belang en dat voldaan moet zijn aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. Met andere woorden: het bereiken van het doel kan niet op een minder ingrijpende wijze behaald worden.

Informatieplicht

Een werkgever heeft daarbij de plicht om de werknemer te informeren over de mogelijkheid tot controle. Dit kan in een arbeidsovereenkomst, een e-mail, een internetprotocol of in een personeelshandboek.

Tip! Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) is te zien welke criteria in acht moeten worden genomen bij de controle op zakelijk e-mailgebruik.

Het laatste nieuws

Blijf op de hoogte

Nieuws

Aftrek hypotheekrente ook na tijdelijke verhuur?

De aftrek van hypotheekrente op uw eigen woning is gebonden aan strenge voorwaarden. Door de vele wijzigingen in de jaren zijn de voorwaarden ook bijzonder ingewikkeld geworden. Onlangs heeft de Belastingdienst uitleg gegeven over de aftrek van hypotheekrente van een aflossingsvrije lening in de situatie waarin iemand de eigen woning tijdelijk verhuurt en na die periode weer zelf gaat bewonen.

Nieuws

Advieswijzer Auto: zakelijk of privé?

Zet ik de auto op de zaak of houd ik hem liever privé? Wat is fiscaal de beste optie? Wat zijn voor mij de belangrijkste voor- en nadelen van zakelijk rijden en wat weegt dan het zwaarst? Vragen waar veel ondernemers mee worstelen. In deze advieswijzer zetten we een aantal regels voor u op een rij, zodat u voor uzelf gemakkelijker de balans kunt opmaken.

Op de hoogte blijven?

Wilt u op de hoogte blijven van het laatste nieuws? Meld u dan aan voor onze nieuwsbrief.