Reiskostenvergoeding zonder daadwerkelijke reiskosten? Let op vanaf 1 januari!

Veel werknemers hebben de afgelopen tijd compensatie gekregen voor onkosten die zij in verband met het thuiswerken in werkelijkheid niet hebben gemaakt, althans die zij niet hebben gemaakt in het kader van hun vaste reiskosten. De overheid heeft sinds de uitbraak van het coronavirus niet gehandhaafd op werkgevers die onverminderd de vaste reiskostenvergoedingen belastingvrij hebben doorbetaald aan werknemers. Met ingang van 1 januari 2021 is dit niet meer mogelijk en dienen werkgevers zelf op te draaien voor de extra heffingen. In dit artikel nemen wij u graag mee in de gevolgen van dit besluit voor u als werkgever.

Sinds maart van dit jaar geldt het advies om thuis te werken als gevolg van de uitbraak van het coronavirus. Dit heeft grote impact op het reisgedrag van ruim driekwart van de werkenden in Nederland. Toch heeft een groot deel van de werkgevers besloten om de vaste reiskostenvergoeding door te laten lopen. De vaste reiskostenvergoeding is daarmee in veel gevallen eigenlijk een soort van verkapte thuiswerkvergoeding geworden. De overheid acht het onterecht dat werknemers wel een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen, maar geen daadwerkelijke reiskosten hebben. Per 1 januari 2021 is het derhalve niet meer mogelijk om thuiswerkende medewerkers zomaar te voorzien van een onbelaste reiskostenvergoeding. Wordt in 2021 (deels) thuis gewerkt, dan betekent dit dat de huidige vergoeding niet of niet volledig onbelast kan worden doorbetaald. U kunt ervoor kiezen de huidige vergoeding te handhaven, maar dan is het meerdere belast.

Het is mogelijk om als werkgever de vergoeding onder te brengen in de werkkostenregeling, de WKR. Indien er sprake is van daadwerkelijk gereden woon-werkkilometers, is de vergoeding uiteraard vrijgesteld en daarmee onbelast. Voor zover de vrijstelling niet van toepassing is, valt de vergoeding in de vrije ruimte.

Als aandachtspunt dient hierbij wel te worden opgemerkt dat de vrije ruimte volgend jaar wordt beperkt. In 2021 zal dit worden aangepast naar 1,7% over de eerste € 400.000 van de loonsom en 1,18% over het meerdere. Op dit moment is dit nog 3% over het eerste deel en 1,2% over het meerdere. Let dus op wat u in de vrije ruimte onderbrengt en overleg hierover tijdig met uw accountant!

Omdat het er naar uit ziet dat er voorlopig nog zal worden thuisgewerkt, is de verwachting dat voor een groot deel van de medewerkers geen vaste reiskostenvergoeding meer mag worden betaald zonder dat dit consequenties heeft. Het is derhalve van belang dat u het reisgedrag van uw medewerkers in kaart gaat brengen. Hoeveel dagen per week komen uw medewerkers naar kantoor? Zijn er al afspraken gemaakt over vaste thuiswerkdagen? Het is belangrijk om dergelijke afspraken op papier te gaan zetten. Let er ook op dat u uw medewerkers tijdig informeert over het eventueel stopzetten van de vaste reiskostenvergoeding en wat de nieuwe eisen zijn daaromtrent.

Wilt u uw werknemers toch tegemoetkomen in kosten die zij maken wegens het thuiswerken? Of heeft u verder nog vragen over de onbelaste reiskostenvergoeding en afspraken daaromtrent, neem dan gerust contact op met één van onze juristen of fiscalisten. Wij ondersteunen u graag en kijken graag mee naar de mogelijkheden voor uw organisatie!